Se llama presupuesto al cálculo y negociación anticipada de
los ingresos y egresos de una actividad económica (personal, familiar, un
negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo
general en forma anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir un final
previsto, expresado en valores y términos financieros que debe cumplirse en
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se
aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.1 El presupuesto es el
instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y
programas se formulan por término de un año.
Tipos
de presupuesto
Según la flexibilidad:
PRESUPUESTOS
RÍGIDOS, ESTÁTICOS, FIJOS O ASIGNADOS: recibe esta denominación debido a que
una vez efectuado no es posible realizar ningún ajuste o modificación sobre el
mismo.
Según el
período que cubran:
PRESUPUESTO A
CORTO PLAZO: son aquellos ideados para solventar un período de operación
determinado, pero no abarcan más de un año.
PRESUPUESTO A
LARGO PLAZO: contrariamente, los presupuestos a largo plazo son realizados con
el fin de cubrir un período extenso de tiempo, y tienen en cuenta factores
económicos tales como empleo, seguridad, infraestructura, etc.
De acuerdo al
contenido:
AUXILIARES:
ofrecen las operaciones para cada área de una determinada organización, y se
presentan de forma analítica.
PRINCIPALES:
incluyen los presupuestos auxiliares, y brindan información acerca de
características importantes del conjunto de presupuestos de una empresa u
organización.
Según la
técnica de evaluación:
ESTIMADOS: son
llevados a cabo teniendo en cuenta
experiencias previas. Es decir, son presupuestos realizados de manera
empírica, por lo cual constituyen la probabilidad de que ocurra aquello que se
ha proyectado.
ESTÁNDAR: son
realizados en base a elementos científicos, de manera que se descarta toda
posibilidad de equivocación. Los números que arroja, son aquellos que se
deberán conseguir.
De acuerdo al
tipo de empresa:
PÚBLICOS: son
propios del estado, el municipio o las empresas descentralizadas. En esta clase
de presupuestos calcula la cifra necesaria para cubrir las necesidades de tipo
social, y a partir de allí, se realiza un modelo con el propósito de crear los
ingresos suficientes.
PRIVADOS:
inversamente a los públicos, en el presupuesto privado primero se calculan los
ingresos y a partir de esto, se realiza un planeamiento para su distribución.
Ventajas
y Desventajas
Ventajas:
Planear los
resultados de la empresa en dinero y volúmenes.
Controlar el
manejo de ingresos y egresos de la empresa.
Coordina y
relaciona las actividades de la empresa.
Logra
resultados de las operaciones periódicas
Desventajas:
Que no existe
un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
Cuando no se
tienen controles efectivos respecto al presupuesto.
Cuando solo se
estudian las cifras convencionales y las operaciones demostrativos del momento
sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
Cuando existe
una mala comunicación y control de los directivos.
Etapas
para elaborar un presupuesto
Primera Etapa. PLANEACIÓN.
En esta etapa
se evalúan los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, se analizan las
tendencias de los principales indicadores empleados (ventas, costos, precios de
las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación
en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no
controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.
Segunda Etapa.
ELABORACIÓN
Con base en los planes aprobados para cada
nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la
cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuesta les
Tercera Etapa.
EJECUCIÓN
En esta etapa el director de presupuesto tiene
la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas de Departamentos en
aras de asegurar el logro de los objetivos contemplados. Igualmente, presentará informes de ejecución
periódicos.
Cuarta Etapa.
CONTROL.
Las actividades
más importantes a realizar es esta etapa son:
Preparar
informes de ejecución parcial y acumulada que incorporen comparaciones
numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.
Analizar y
explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
Implementar
correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como ocurre al
presentarse cambios intempestivos de las tasas de interés o de los coeficientes
de devaluación que afectan las proyecciones de las empresas que realizan
negocios internacionales.
Quinta Etapa.
EVALUACIÓN
Al culminar el periodo del presupuesto se
prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no solo
las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y
actividades empresariales. Se analizan cada una de las fallas en las diferentes
etapas y se reconocen los éxitos, lo cual sirve de plataforma para los
presupuestos posteriores.